Home >

Contractsecretaris met Projectondersteunerstaken infrastructuur

Publish date

12-04-2019

Publish end date

19-04-2019

Naam organisatie met vacature

Vertrouwelijk

Bedrijfsprofiel

Matchd bemiddelt professionals voor tijdelijke en vaste vacatures. Wij werken samen met Freelancers maar ook obv een tijdelijk loondienstverband of met andere detacheerders.

U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Mocht u binnen 3 werkdagen niets horen bel ons dan even, dan is er mogelijk iets fout gegaan.

Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat . Een motivatie is (nog) niet nodig. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Sollicitatieprocedure


Solliciteren

Functie omschrijving

Startdatum:15-05-2019
Einddatum:14-05-2020
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week:36
Sluitingsdatum: 18-04-2019 om 17:00 uur

De contractsecretarissen zijn verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning binnen de organisatie. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor grootschalig onderhoud aan een aantal bruggen in Oost Nederland. Per brug is voor de voorbereiding en realisatie van de werkzaamheden een projectteam geformeerd.
Een contractsecretaris moet een brede kennis hebben van de processen bij de organisatie en ervaring hebben met infrastructurele projecten. Bekendheid met de processen Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB), UAV-gc en kennis en ervaring met contracten is een vereiste. Naast deze contractgerelateerde aspecten liggen de werkzaamheden van de contractsecretaris ook op het gebied van archiveren en documenteren, verslaglegging van interne en externe overleggen en overige ondersteuning van het programmateam en de projectteams.


Het betreft de volgende werkzaamheden op hoofdlijnen:

  • Begeleiding/ondersteuning van het programmateam en de projectteams;
  • Organiseren van diverse overleggen en verzorgen van verslaglegging/actielijsten (overleggen intern RWS, met partners en met opdrachtnemers);
  • Maken van vergaderafspraken/reserveren vergaderzalen/reserveringen parkeerplaatsen;
  • Uitvoeren (complex) agendabeheer;
  • Acties volgen en vinger aan de pols houden m.b.t. acties vanuit diverse overleggen;
  • Documentatie en digitale archivering ten aanzien van projectdossiers en ten aanzien van de beheersing van contracten door registratie en archivering in SharePoint (Connect);
  • (Digitale postverwerking). Het verzorgen van in- en uitgaande post met de Opdrachtnemers (ON) van de diverse projecten binnen ON B Bruggen;
  • Opstellen van (concept)brieven met behulp van MS Word en verzendklaar maken, incl. handtekeningen regelen;
  • Beheren van de centrale e-mailboxen van het Bruggenteam (programmamailbox) en de diverse projecten binnen ON B Bruggen;
  • Opstellen en bewaken van diverse (project) overzichten, zoals smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht, distributielijst, opleidingslijsten, mailinglijsten, zoneborden;
  • Reguliere administratieve / secretariële ondersteuning;
  • Beantwoording adhoc vragen;
  • Bezoekersregistratie;
  • Accountbeheer medewerkers;
  • Organiseren afscheid etc. collegae;
  • Introductie en begeleiding nieuwe medewerkers:
  • Organiseren bijeenkomsten (koffiemoment, teamdagen, borrel, KES gesprekken etc.);

Wij vragen

  • Minimaal 3 jaar ervaring met contractmanagement, waarbij de kandidaat aantoonbaar bekend moet zijn met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) en UAV-GC
  • In het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOL-VCA) of is bereidt deze te halen
  • Minimaal drie jaar kennis en ervaring hebben met inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering
  • Ervaring met en in het gebruik van MS Office pakketten  een vereiste
  • Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, projectondersteuner en/of contractsecretaris
  • HBO werk- en denk niveau 
  • Meer dan 3 jaar ervaring op het gebied van notuleren van overleggen
  • Meer dan 3 jaar ervaring met project- en procesmatig werken in infrastructurele onderhoudsprojecten
  • Ervaring met (complex) agendabeheer
  • Ervaring met werken in een complexe omgeving, waarbij makkelijk geschakeld kan worden tussen verschillende projecten en verschillende partijen

Bekijk

Onze nieuwste vacatures
Snel solliciteren

Interessante vacature? Vul uw e-mail adres in en upload een CV om direct te solliciteren!

CAPTCHA Image Veiligheidscode vernieuwen Veiligheidscode uitspreken
Arnhem.heeftwerk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.